Cortes y Audiencias
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Una citación es un aviso oficial de una demanda judicial. Se le entrega a una persona (o empresa) para que sepa que está siendo demandada y que tengan la oportunidad de defenderse. Este procedimiento de notificación se llama notificación de proceso o "service of process" (en inglés) . La notificación de proceso se realiza siguiendo los procedimientos legales específicos y puede ser llevado a cabo por un oficial de la ley, un sheriff u otra persona autorizada según las leyes y regulaciones de cada jurisdicción. Este proceso es esencial para garantizar que todas las partes tengan conocimiento adecuado de los procedimientos legales en curso y para que puedan ejercer sus derechos de defensa en el tribunal.
Una demanda judicial comienza cuando una persona presenta una demanda o petición. Una demanda o petición es un documento que indica que la persona demandada ha hecho algo mal o que la persona que presenta la demanda desea que algo suceda.
Después de que una persona presenta la demanda o petición, completará una citación. Luego, tendrá que entregar la citación a la otra parte. Si la citación se entrega correctamente a la otra parte, entonces las partes deben ir a la corte para presentar su caso personalmente por teléfono, videollamada o presentar un escrito de comparecencia o respuesta.
Si la otra parte no se presenta en la corte, el demandante puede ganar el caso automáticamente.
Si una persona demanda a alguien sin notificarle debidamente de la demanda, el caso puede ser desestimado. Es obligatorio notificar a la persona y darle la oportunidad de defenderse. Para notificar debidamente, la persona generalmente debe entregarle una citación a la otra parte.
Costos de la entrega de una citación
El costo de entregar una citación varía dependiendo de cómo y dónde se entregue la citación. Si una persona utiliza al sheriff, puede averiguar el costo llamando al Sheriff del condado donde se entregará la citación. Puede ser elegible para obtener una exención de costos relacionados con la entrega de una citación. Para ello debe cumplir con ciertas pautas sobre los ingresos y propiedades y presentar una solicitud de exención de pago.
Por lo general, una solicitud de exención de costos se presenta electrónicamente. Pero, puede presentar la solicitud aunque no tenga acceso a internet. Esto puede que requiera una audiencia, aunque puede que se lo aprueben sin una. Si no se presenta en la corte para la audiencia sobre su exención de pago, el tribunal puede desestimar su reclamo o anular su comparecencia.
Tenga en cuenta que las audiencias para una solicitud de exención de pago ahora se pueden llevar a cabo por teléfono o videollamada en un plazo de 5 a 10 días. Durante la pandemia de COVID, las cortes requieren que las exenciones se presenten electrónicamente. Pero, puede recibir una excepción para presentar en persona o por correo.
Cómo entregar una citación
El demandante no puede entregar la citación y la demanda en contra del demandado por su cuenta. Por lo general, deber á hacerlo por medio de las siguientes 3 personas:
- Sheriff,
- Detective privado con licencia, o
- Notificador de proceso especial: cualquier persona mayor de 18 años que no esté involucrada en el caso.
Si el demandado se encuentra en el Condado de Cook, un detective privado o un servidor de procesos privado debe ser especialmente designado por un juez. En la mayoría de los otros condados (con poblaciones menores a 2 millones), el proceso puede ser entregado por un detective privado o un servidor privado sin una designación especial por parte del juez. El factor decisivo para la designación especial es la ubicación del demandado, no el lugar donde se presenta la demanda.
Sin importar quién lo haga, la persona puede entregar correctamente los documentos al demandado de las siguientes maneras:
- Entregándole la citación y la demanda al demandado personalmente en su hogar o en cualquier otro lugar, o
- Acudiendo al hogar del demandado y entregándole la citación y la demanda a alguien que viva con el demandado y que tenga al menos 13 años de edad.
Si es posible, los documentos deben ser puestos en manos de la persona que los recibe. Sin embargo, esto no siempre es necesario. Si la persona que entrega los documentos habla con la persona que los recibe a través de la puerta, o la ve acercarse a la puerta para luego alejarse de ella, la persona puede dejar los documentos en la puerta o deslizarlos por debajo de la puerta.
Servicio por orden especial del juez
Si no es práctico notificar al demandado de las maneras tradicionales, un juez puede ordenar un método de servicio electrónico. El juez debe estar satisfecho de que el demandado/parte demandada pueda recibir y leer la citación y los documentos electrónicamente. Si es así, se pueden ordenar los siguientes métodos alternativos de servicio:
- Mensaje directo en redes sociales donde el demandado tiene una cuenta activa,
- Correo electrónico, o
- Mensaje de texto.
En estos casos, se adjuntará una copia de la citación, la demanda o petición, y cualquier otro documento requerido. Se indicará: "Información importante: Usted ha sido demandado. Lea todos los documentos adjuntos a este mensaje. Para participar en el caso, debe seguir las instrucciones que se encuentran en la citación adjunta. Si no lo hace, el tribunal podría decidir el caso sin escuchar su versión, y usted podría perder el caso".
Una copia de la citación debe enviarse por correo a la última dirección conocida del demandado. Se debe presentar una prueba de servicio cuando se envía una citación electrónicamente
Notificar a una empresa, asociación o el gobierno
Existen reglas separadas para la notificación de proceso a corporaciones, asociaciones y el gobierno.
- Corporaciones y asociaciones: Por lo general, la citación y la demanda deben entregarse al agente registrado que representa a la corporación o asociación o a un funcionario de la corporación o asociación.
- Gobierno y agencias gubernamentales: depende del tipo de demanda judicial que presente la persona. Si una persona cree que necesita presentar una demanda judicial contra el gobierno o una agencia gubernamental, debe hablar con un abogado.
Entrega de citación con el sheriff
La forma más común de entregar una citación es hacer que el sheriff lo haga. La persona puede hacer que el sheriff de su condado entregue una citación después de presentar su demanda y pagar una tarifa.
Siga estos pasos para entregar la citación a través del sheriff:
- Haga dos copias más de la citación y la demanda.
- Lleve las copias de la citación y la denuncia al sheriff para que se encargue de entregárselas al demandado.
- El sheriff acudirá al domicilio que indique en la citación e intentará notificar al demandado.
- Si nadie abre la puerta, el sheriff se irá y volverá otro día. No dejará los documentos en la puerta ni forzarán la entrada a la casa.
- Una vez que el sheriff notifica al demandado, el sheriff rellena una declaración jurada en la parte posterior de la copia de la citación y luego la presenta ante el tribunal. A partir de ese momento, usted puede seguir adelante con su caso.
Envío de citación con un oficial notificador de procesos profesional
Una persona puede contratar a un notificador de procesos profesional con licencia para notificar a las personas. Por lo general, esto cuesta más que notificar por medio del sheriff, pero de esta forma se puede notificar a los demandados que son más difíciles de encontrar o que evitan la notificación.
Para encontrar un notificador profesional licenciado, la persona puede buscar en Internet. La Asociación Nacional de Notificadores Profesionales (National Association of Professional Process Servers) también tiene un directorio en que la persona puede buscar por código postal.
Algunos condados requieren que el demandante solicite permiso al juez para hacerlo por medio de un notificador profesional licenciado. Consulte con el secretario de la corte del circuito local. Si necesita obtener permiso, use nuestro Programa de formulario sencillo para llenar los formularios requeridos.
Entregue una copia de la citación y la denuncia al detective privado autorizado. Una vez que la entregue al demandado, llenará una declaración jurada en la parte posterior de la citación explicando cómo se la entregaron al demandado.
Envío de citación con alguien mayor de 18 años
Cualquier persona mayor de 18 años que no sea parte de la demanda judicial puede notificar al demandado, pero el demandante debe primero pedir permiso al juez. Debe presentar una Moción para Designar un Notificador de Procesos Especial. Use nuestro Programa de formulario sencillo para llenar los formularios de moción.
En la moción, debe indicar al juez el nombre de la persona que notificará al demandado. Un juez debe emitir una orden designando al notificador antes de que pueda notificar al demandado.
Después de notificar al demandado, la persona debe completar una declaración jurada firmada y notarial que describa cómo lo hizo y adjuntarla a la citación original. Luego, debe presentarla ante la corte.
Notificación de citación a través de una publicación en un periódico
La notificación por publicación es cuando una notificación es publicada en un periódico del área donde se presentó la demanda. La persona debe presentar una moción para permiso para notificar por publicación y una declaración jurada de notificación por publicación antes de poder notificar a través del periódico. Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo presentar una moción.
De todos modos, la persona o su abogado debe enviar el aviso por correo a la dirección del hogar del demandado dentro de los 10 días de la publicación.
Cuando acuda al tribunal en la fecha en que se escuche su moción, deberá demostrarle al juez que el alguacil o el oficial notificador especial intentó, pero no pudo notificar a la otra parte.
Nota: la persona no puede obtener de la otra parte todo lo que pidió en la demanda si le notifica por publicación. No puede obtener una sentencia de compensación monetaria contra alguien cuando le notifica por publicación. Por ejemplo, esto significa que en un caso de divorcio, la persona podría obtener el divorcio por sí misma, pero no podría obtener una sentencia que requiera que la otra parte pague la manutención de los hijos.
Entrega de una citación a través de correo certificado o registrado
En los casos de reclamos menores, puede pedirle al secretario del circuito local que notifique al demandado por correo certificado o registrado. Solo el secretario del circuito, no usted, puede enviar por correo la Demanda de Reclamos Menores y la Citación de Reclamos Menores.
Este método es menos costoso que las otras formas de notificar al demandado. Pague al secretario del circuito las tarifas de cada parte. Si tiene una exención de pago, puede darle una copia al secretario para recibir una exención total o parcial de las tarifas.
Si cree que el demandado no firmará el recibo (tarjeta verde) que demuestra que recibió los formularios, es posible que no desee utilizar este método de entrega.
Si hay varios demandados, debe completar una Citación de Reclamos Menores por separado para cada uno.
Notificar a un demandado que se encuentra fuera de Illinois
Notificar a un demandado que reside fuera de Illinois con una citación de Illinois suele ser más complicado que notificar a alguien que reside en Illinois. Es posible que deba cumplir no solo con las leyes de Illinois, sino también con las leyes del estado donde reside el demandado. Si no está seguro de cuáles reglas seguir, es recomendable buscar asesoramiento legal de un abogado.
Si no hay respuesta a una citación
Por lo general, una citación le da a la otra parte 30 días para presentar una comparecencia. Si la otra parte no responde a la citación, es posible que no la haya recibido. La persona puede verificar con la entidad encargada de entregar la citación, ya sea el sheriff o un notificador de procesos especial, para confirmar si se entregó la citación.
Si no se notificó al demandado, la persona que está demandando le debe notificar con una segunda citación llamada una "citación alias". La persona puede notificar con una citación adicional de la misma manera que se hace con una citación normal. La persona no puede avanzar con su caso hasta que el demandado sea notificado.
Fill out a Summons and file it with your Complaint or Petition at the circuit court clerk’s office in the county where your case is filed. You will need the names and addresses of everyone you are suing. Learn more about starting a lawsuit.
You can file the Summons at the same time you file your Complaint or Petition, or you can file it afterward. In most counties, you must file your forms electronically (e-file) unless you qualify for an exemption.
You can use the general civil Summons for most civil cases, such as cases about personal injury or property damage. But some cases use a different Summons. These include divorce, eviction, small claims, and orders of protection. You can find these summons on the Illinois Courts website.
Note: If you are filing a case in Cook County and want to use a private process server, you must pay an extra $5 per party when you file your documents. The e-filing system does not make this clear, so you need to find and select this fee option. If you do not, the circuit court clerk may reject your filing.
After you file your forms, the circuit court clerk will “issue” the Summons . This means the clerk puts a court seal on the form. Once the Summons is issued, you can arrange to serve the other party. You do this by having the Summons and a copy of your Complaint or Petition delivered to them. Each person or business you are suing must be served.
You cannot serve the papers yourself. It must be done by one of these:
- The sheriff
in the county where the defendant
lives
- This is the most common way to serve a summons.
- If your fee waiver is approved, the fee for having the sheriff serve your summons should be covered.
- A licensed private process server
- To find a professional process server, you can search online. The National Association of Professional Process Servers also has a directory.
- Licensed private process servers are private businesses and charge a fee. Contact the specific business to ask about their service fees.
- An unlicensed process server
- This could be anyone over the age of 18 who is not involved in the case.
- You must get permission from the judge to use an unlicensed process server.
Give the sheriff or process server:
- At least one copy of the Summons
- One copy of the Complaint or Petition
- A blank Proof of Service of Summons form
You need one full set of these forms for each person or business being served. If you mail your documents to the sheriff, you can use the Letter to the Sheriff form. You can find all required forms on the Illinois Courts website.
In most cases, whoever serves the papers may do one of the following:
- Personally hand the Summons and Complaint or Petition to the defendant anywhere, or
- Go to the defendant’s home and give the Summons and Complaint or Petition to someone who lives there and is at least 13 years old. A copy must also be mailed to the defendant at that address.
Different service rules apply if you are serving a corporation, partnership, or government entity. In most cases, businesses must be served through a registered agent or officer. To find out if an Illinois business has a registered agent, look up the business on the Illinois Secretary of State’s website. Lawsuits against the government have special rules, and you may want to talk to a lawyer.
In some limited situations, the judge may allow special types of service, such as electronic service or service by publication. Learn more about these options down below.
After the sheriff or process server delivers your court papers, they will complete a Proof of Service of Summons. Some sheriffs or process servers may use their own version of this form, called a certificate of service or a sworn statement.
The sheriff or process server will either file the completed form with the circuit court clerk or return it to you. If it is returned to you, file it with the circuit court clerk as soon as possible.
If you do not receive a completed Proof of Service of Summons form, you can contact the circuit court clerk to ask whether it was filed and how to get a copy.
If the sheriff or process server was not able to serve the other party, find out why. You may need to fill out and file a new Summons , called an “alias summons,” and try again. There may be an extra fee to issue an alias summons.
Other ways to serve a Summons
In some limited situations, a judge may allow you to serve a Summons in non-traditional ways. These methods are uncommon, are usually a last resort, and can be used only with a judge’s permission.
Service by publication in a newspaper
Service by publication means publishing a notice in a newspaper in the area where the case was filed.
Before you can serve someone this way, you must file:
- A Motion for Leave to Serve by Publication, and
- An Affidavit for Service by Publication.
Click here for more information on filing a motion.
The plaintiff or their lawyer still must send notice by mail to the defendant's home address within 10 days of publication.
When the plaintiff goes to court on the date of their motion, they need to show the judge that the sheriff or the special process server tried but was unable to serve the other party.
Important: If you serve someone by publication, the court may limit what you can ask for. For example, you usually cannot get a money judgment against someone who was served by publication. In a divorce case, you may be able to get the divorce, but not orders like child support.
Service by special order of the judge
If it is not practical to serve the other party using the usual methods, a judge may allow electronic service. The judge must be convinced that the other party can receive and read the documents electronically.
You must ask the judge for permission before serving someone electronically.
To do this, file a motion with the court. In your motion, explain:
- How you tried to serve the other party using the usual methods
- Why those methods did not work or are not practical
- How you want to serve them (email, text, or social media)
- Why you believe the other party will receive and read the documents
The judge may set a hearing. If the judge approves, they will issue an order explaining how to serve the other party, for example through:
- Direct message on social media (if the person has an active account)
- Text message
If you are given permission to serve the Summons electronically, you must attach the Summons, Complaint, and any other required documents. Your message must say:
“Important information - You have been sued. Read all of the documents attached to this message. To participate in the case, you must follow the instructions listed in the attached summons. If you do not, the court may decide the case without hearing from you, and you could lose the case.”
You must also mail a copy of the Summons to the other party’s last known address. A Proof of Service of Summons must be filed showing that the documents were sent electronically.
Small Claims cases: service by certified or registered mail
In small claims cases, you can ask the circuit court clerk to serve the other party by certified or registered mail. Only the circuit court clerk can mail the Small Claims Summons and Small Claims Complaint; you cannot do it yourself.
If you think the other party will not sign the receipt (green card), this may not be a good option. In that case, consider using the sheriff or a process server instead. If you are suing more than one person, you must complete a separate Small Claims Summons for each one.
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