Salud y Beneficios
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Los clientes de la Administración de Seguro Social (“Social Security Administration” o SSA, por sus siglas en inglés) dependen de los cheques por beneficios mensuales que reciben para cubrir sus gastos básicos. Cuando ellos reciben una Notificación de Sobrepago (“Notice of Overpayment”, en inglés) de la SSA, sus ingresos mensuales están en peligro de ser reducidos por motivos con los que ellos no necesariamente concuerdan o comprenden. Como un abogado, , es importante comprender las razones por las que sobrepagos ocurren al igual que el requisito de notificación por parte de la SSA, su proceso de apelación, y los métodos de recolección de sobrepagos de la misma, para poder responder a las preguntas de su cliente.
Sobrepagos
¿Qué es un sobrepago?
¿Por qué ocurren los sobrepagos?
Los sobrepagos y el empleo
Aviso de sobrepago: requisitos básicos
Cómo obtener una copia de la notificación a su cliente
Proceso de apelación de la SSA
Cómo apelar notificaciones de sobrepago
Solicitud de reconsideración
Audiencia ante el juez de derecho administrativo
Instancia ante el Consejo de Apelaciones
Recuperación de sobrepagos
Métodos que usa la SSA para recobrar sobrepagos
¿Qué es un sobrepago?
De vez en cuando, la SSA da aviso a sus beneficiarios que ellos han recibido más prestaciones por concepto de Seguridad de Ingresos Suplementarios (“Supplemental Security Income”, o SSI por sus siglas en inglés) o Beneficios por Discapacidad del Seguro Social (“Social Security Disability Insurance”, o SSDI, por sus siglas en inglés) de lo que tenían derecho a recibir. Esto se conoce como un sobrepago. Por regla general, la SSA pedirá al beneficiario que devuelva cualquier prestación en exceso, y la SSA reducirá el monto de las prestaciones actuales de ese beneficiario hasta cobrar la diferencia.
¿Por qué ocurren los sobrepagos?
Un sobrepago de beneficios puede ocurrir por muchos motivos. Los beneficiarios de pagos de SSI o SSDI con frecuencia desconocen lo que deben reportar a la SSA; asumen que la SSA está al tanto de lo que está ocurriendo; o de otra manera, dejan de reportar cambios de sus circunstancias a la SSA. Muchos de ellos también reciben asistencia médica, sustento económico al contado, o apoyo alimentario de agencias estatales tales como el Departamento de Servicios Humanos de Illinois (“Illinois Department of Human Services” o IDHS, por sus siglas en inglés), y no comprenden que la SSA y el IDHS no se comunican entre sí o comparten información. Por último, la SSA es una agencia muy grande y burocrática con un sistema no apto para hacer seguimiento de los cambios en los archivos de sus beneficiarios o para aplicar sus reglas a pesar de quejas repetidas del Congreso y el público. El reportar mensualmente información de salarios a la SSA ayuda a evitar sobrepagos.
Los sobrepagos y el empleo
La SSA exhorta a los beneficiarios de prestaciones por discapacidad a que se reintegren a su trabajo con la esperanza de que abandonen sus roles de pago por discapacidad. Sin embargo, los ingresos por trabajo afectan el monto de dichas prestaciones que la SSA paga a los beneficiarios tanto bajo el programa de Beneficios por Discapacidad del Seguro Social (SSDI) o el de Seguridad de Ingresos Suplementarios (SSI).
La definición de trabajo de la SSA excluye empleos en los cuales el salario o sueldo mensual bruto de una persona sea menores de $1,470 (o $2,460 si son ciegos) en el 2023. Verifique el sitio web de la SSA para mayor información. Por eso, muchos beneficiarios de prestaciones bajo el SSDI y la SSI que son incapacitados trabajan a medio tiempo.
Notificación de sobrepago: requisitos básicos
Notificación por escrito
La SSA tendrá que dar notificación por escrito al beneficiario, ya sea actual o anterior, cuando ella establezca que a esa persona se la ha pagado beneficios en exceso. Secciones 404.502a, 416.558 del título 20 del Código de Regulaciones Federales ("Code of Federal Regulations", o CFR por sus siglas en inglés).
La notificación debe explicar la razón del sobrepago del sobrepago
La Notificación de Sobrepago es necesaria para explicar el motivo de la decisión de la SSA. La sección 404.502a del título 20 del CFR (20 C.F.R. § 404.502a) establece que dicha notificación deber á incluir “el monto del sobrepago, cómo y cuándo ocurrió” (Seguro Social). A su vez, la sección 416.558(a) del mismo título (20 C.F.R. § 416.558(a)) exige que la notificación incluiya tanto el monto correcto como el incorrecto de prestaciones por cada mes durante el lapso en cuestión, y que sea enviada al individuo de quien se buscará ya sea el reintegro o ajuste del sobrepago”. (SSI).
La Notificación deberá mencionar los derechos del beneficiario
La notificación deberá informar a quien ha recibido prestaciones en exceso de su derecho a solicitar una reconsideración para impugnar la determinación o la cantidad del sobrepago, o una exención de la obligación de reintegro del sobrepago a la SSA. Secciones 404.502a (SSDI); y 416.558 (SSI) del título 20 del CFR.
Cómo obtener una copia de la notificación de su cliente
Si su cliente no tiene copias de la Notificación de Sobrepago(s), como su abogado, usted deberá obtenerla de la Oficina del Distrito de la SSA (SSA’s “District Office”, en inglés). Por lo general, los abogados deberían empezar poniéndose en contacto con el abogado coordinador de la Oficina del Distrito encargada del barrio del solicitante para pedir se le entregue una copia de la(s) notificación(es).
Formularios de la SSA para abogados
Los abogados se verán obligados a entregar ya sea un consentimiento para la divulgación de información (Consent for Release of Information, en inglés) o un Nombramiento de Mandatario / poder (Appointment of Representative, en inglés) firmado(s) por el cliente.
Cómo apelar notificaciones de sobrepago
Hay dos métodos básicos para impugnar una decisión de sobrepago. Si cree que la determinación de sobrepago fue hecha erróneamente, usted podrá apelar. Si, por lo contrario, la persona recibió un verdadero sobrepago pero no tuvo culpa alguna en causarlo, usted podrá solicitar una exención de recuperación del sobrepago. A veces, le será posible apelar y, a su vez, solicitar la exención, dependiendo de las circunstancias del caso. Ambas opciones se explican en detalle a continuación.
Las decisiones de sobrepagos pueden ser objeto de apelación utilizando el proceso de apelación administrativa de la SSA. Secciones 404.902(j), (k) y 404.905; 416.1402(c) y 416.1405 del título 20 del CFR.
Plazos de apelación
El lapso de tiempo para apelar es corto; las apelaciones de decisiones adversas deben ser presentadas dentro de 60 días contados desde la fecha en que el solicitante recibe la notificación de la decisión. La SSA asume que la misma habrá sido recibida dentro de cinco días de la fecha que consta en la decisión de la SSA. De esta manera, la SSA considerará que ha apelado a tiempo si lo hace dentro de 65días de la fecha que consta en la decisión de la SSA en que se le negaron los beneficios.
Qué se puede apelar
El proceso de apelación administrativa es el que se aplica a la mayor parte de determinaciones, por ejemplo, decisiones sobre discapacidad, el monto de beneficios, sobrepago, etc. Secciones 404.900 (SSDI) y 416.1400 (SSI) del título 20 del CFR.
Instancias de apelación
Al representar a su cliente, es importante tener presente las distintas instancias de apelación que existen bajo el proceso de apelación administrativa de la SSA, al igual que saber cómo y cuándo apelar, conocer a la autoridad que decidirá sobre el caso, los criterios de control que se aplicarán, y saber si la evidencia será aceptada.
El proceso de apelación administrativa de la SSA tiene tres instancias: Reconsideración, Audiencia ante un Juez especializado en derecho administrativo, y Consejo de Apelaciones. La decisión del Consejo de Apelaciones se considera el nivel más alto y final de decisión administrativa de la SSA. Si un solicitante hubiera agotado todas las instancias del proceso de apelación administrativa de la SSA, podrá buscar que la corte federal del distrito examine el caso, presentando una demanda. Secciones 405(g), y 1383(c)(3) del título 42 del Código de los Estados Unidos (United States Code, o USC, por sus siglas en inglés).
Solicitud de reconsideración
La Reconsideración es la primera instancia de análisis dentro del proceso de apelación administrativa de la SSA. Secciones 404.907 y 416.1407 del título 20 del CFR (20 C.F.R. §§ 404.907; 416.1407).
Plazo para solicitar una reconsideración
Un solicitante tendrá 60 días a partir de la fecha de decisión para presentar una solicitud de Reconsideración. Puesto que la SSA toma en cuenta el tiempo necesario para el envío por correo, asumirá que la decisión le llegará al solicitante dentro de 5 días de la fecha que consta en la decisión. Consecuentemente, un solicitante en realidad cuenta con 65 días contados desde la fecha que consta en la decisión para presentar una solicitud de reconsideración. Secciones 404.909(a)(1) y 404.901; 416.1409 y 404.1401 del título 20 del CFR. (20 C.F.R. §§ 404.909(a)(1) and 404.901; 416.1409 and 404.1401).
Cómo presentar una apelación
Una solicitud de reconsideración (“Request for Reconsideration”, en inglés) debe ser presentada ante una Oficina del Distrito de la SSA. Puede ser enviada por correo (use correo certificado para tener prueba de recibo) o entregada personalmente. Si bien no es un requisito, se recomienda presentar la solicitud ante la Oficina del Distrito de la SSA más cercana a la residencia del cliente. Si usted conoce el código postal (“ZIP code”, en inglés) de su cliente, podrá encontrar la Oficina del Distrito de la SSA más cercana por medio del localizador de oficinas de la SSA. Además podrá hacerlo en línea, en el sitio web de la SSA. Este es un mecanismo muy eficiente de acceder a este recurso.
Toma de decisiones
Por lo general, personal de la Oficina del Distrito de la SSA decidirá sobre los méritos de solicitudes de reconsideración dentro del proceso de apelación por sobrepago y sobre solicitudes de exención. Además negociará el monto del sobrepago. Los criterios de control son “de novo” (sin referencia a decisiones previas). El solicitante podrá hacer entrega de evidencia adicional.
Audiencia ante un juez especializado en derecho administrativo
Si la Solicitud de Reconsideración es denegada, el/la solicitante podrá pedir una audiencia ante un juez especializado en derecho administrativo (“Administrative Law Judge”, o ALJ, por sus siglas en inglés). Las solicitudes de audiencia deben presentarse ante una Oficina del Distrito de la SSA. Dichas solicitudes deben ser entregadas en persona o por correo certificado u otro servicio de entrega que pueda darle prueba de que la SSA recibió su apelación. Usted podrá también solicitar una audiencia ante un ALJ por medio del sitio web de la SSA.
La solicitud de audiencia es procesada inicialmente por la Oficina del Distrito de la SSA, pero luego, el archivo de la apelación, en conjunto con toda la evidencia, son enviados a la oficina de examinación y adjudicación de discapacidad (“Office of Disability Adjudication and Review” o ODAR, por sus siglas en inglés) de la SSA. En el área metropolitana de Chicago existen cuatro Oficinas del Distrito para distribuir estos casos: una en Evanston, otra en Chicago, una en Oak Brook, y la última en Orland Park. Una vez que un caso haya sido asignado a la oficina de ODAR que corresponda (en base a la dirección domiciliaria del solicitante), se le adjudicar á a un ALJ y se preparará para la audiencia. Se les advierte a los abogados que hay retrasos significativos en agendar audiencias en las cuatro ODARs del área de Chicago. Con frecuencia, resolver un caso puede tomar al menos un año contado a partir del momento que la ODAR apropiada lo recibió.
Plazo para solicitar una audiencia ante un ALJ
Un solicitante tiene hasta 60 días contados a partir de la fecha de la decisión para pedir una audiencia ante un ALJ. Debido a que la SSA toma en cuenta el tiempo necesario para el envío por correo, asumirá que la decisión le llegará al solicitante dentro de 5 días de la fecha que consta en la decisión. Consecuentemente, un solicitante en realidad cuenta con 65 días contados desde la fecha que consta en la decisión para pedir una audiencia. Secciones 404.933(b)(1) y 404.901; 416.1433 y 416.1401 del título 20 del CFR.(20 C.F.R. §§ 404.909(a)(1) y 404.901; 416.1409 y 404.1401).
Cómo presentar una apelación
La Solicitud de Audiencia (“Request for Hearing”, en inglés), debe ser enviada a la Oficina del Distrito de la SSA o ser procesada en línea. Como fue el caso con la Solicitud de Reconsideración, la Solicitud de Audiencia puede ser enviada por correo (usando correo certificado para retener prueba de recibo) o entregada en persona, o le será posible apelar en el sitio web de la SSA.
Toma de decisiones
El juez especializado en derecho administrativo (ALJ) es quien decide en la instancia de la audiencia. Las audiencias no son de carácter contencioso y tampoco se ajustan a la mayoría de normas relativas a la admisión de pruebas. Se crea un record de la audiencia y el ALJ debe dar su decisión por escrito. Secciones 404.944-404.955 (SSDI); y 416.1444-416.1455 (SSI) del título 20 del CFR (20 C.F.R. §§ 404.944-404.955 (SSDI); y 416.1444-416.1455 (SSI)). Los criterios de control son “de novo” y el solicitante podrá hacer entrega de evidencia adicional.
Instancia ante el Consejo de Apelaciones
El Consejo de Apelaciones es la tercera y última instancia de apelación bajo el proceso de apelación administrativa de la SSA. Secciones 404.967; 416.1467 del título 20 del CFR. (20 C.F.R.§§ 404.967; 416.1467).
Plazo para apelar ante el Consejo de Apelaciones
Un solicitante tendrá 60 días a partir de la fecha de la decisión para presentar un recurso de apelación ante el Consejo de Apelaciones. Debido a que la SSA incluye el tiempo necesario para el envío por correo, asumirá que la decisión le llegará al solicitante dentro de 5 días de la fecha que consta en la decisión. Consecuentemente, un solicitante en realidad cuenta con 65 días contados desde la fecha que consta en la decisión para apelar. Secciones 404.968(a)(1) y 404.901; 416.1468 y 416.1401 del título 20 del CFR (20 C.F.R. §§ 404.968(a)(1) y 404.901; 416.1468 and 416.1401).
Cómo presentar una apelación
La Solicitud de Examinación de Decisión de Audiencia puede ser presentada ante la Oficina del Distrito de la SSA. Puede ser, además, enviada por correo directamente (usando correo certificado para contar con prueba de recibo) a las oficinas del Consejo de Apelaciones (Appeals Council) en el estado de Virginia. Toda evidencia que deba considerar el Consejo de Apelaciones deberá adjuntarse a su solicitud. Secciones 404.968 y 416.1468 del título 20 del CFR (20 C.F.R. §§ 404.968, 416.1468).
Toma de decisiones
Ya sea la oficina del Consejo de Apelaciones de Falls Church, Virginia o la de Baltimore, Maryland llevará a cabo la revisión de la decisión del ALJ. El Consejo de Apelaciones se encargará de casos en los cuales: 1) parece haber habido un abuso de discreción por parte del ALJ; 2) existe un error legal; 3) las acciones, hallazgos, o conclusiones del ALJ no se basan en pruebas substanciales; o 4) hay una política o asunto de procedimiento que afectan los intereses del público en general. Secciones 404.970, 416.1470 (§§ 404.970, 416.1470). El solicitante podrá enviar evidencia adicional siempre y cuando ésta se relacione al tiempo previo a la audiencia con el ALJ. El Consejo de Apelaciones típicamente decide sin necesidad de otra audiencia, pero es posible que agende un alegato oral. Si el Consejo de Apelaciones decide que el caso del solicitante plantea una cuestión importante de ley o sobre políticas que podrían beneficiarse de un alegato oral, notificar án con no menos de 10 días de anticipación a la fecha de la audiencia agendada. Secciones 404.976, 416.1476 (§§ 404.976, 416.1476). El Consejo de Apelaciones podrá reafirmar, modificar, o aún anular la decisión del ALJ y deberá hacerlo por escrito. Secciones 416.1479, 404.979 del título 20 del CFR (20 C.F.R. §§ 416.1479, 404.979).
Tribunal federal de distrito
El Consejo de Apelaciones es la fase final del proceso de apelación administrativa de la SSA. La decisión del Consejo de Apelaciones puede ser examinada planteando un juicio ante un tribunal de un distrito federal (“federal district court”, en inglés). Secciones 404.981, 416.1481 (§§ 404.981, 416.1481).
Métodos que usa la SSA para recuperar sobrepagos
Para ambos programas, tanto el SSDI como el SSI, las leyes federales imponen que la SSA recobre todo sobrepago hecho, sea cual fuere su causa.
Deducciones a partir de prestaciones mensuales futuras
Para personas que al momento estén recibiendo beneficios, la SSA recobrará sobrepagos al deducir su monto de sus cheques mensuales por beneficios. En el caso de cheques por SSDI, la SSA descontará el 100% de cada cheque hasta haber recuperado el sobrepago en su totalidad. En el caso de sobrepagos por SSI, asumiendo que no hubo fraude, solamente 10% del monto de beneficios en el 2023 ($91.40) pueden ser deducidos cada mes.
Cómo pueden recobrarse sobrepagos de otras fuentes gubernamentales
Bajo ciertas circunstancias, las deudas por sobrepagos ya sea de SSDI o SSI pueden también ser recobradas de otros pagos que el gobierno federal haga, incluyendo reintegros de impuestos a la renta, y salarios del gobierno.
Deducciones de reintegros de impuestos a la renta
La SSA puede pedir al Departmento del Tesoro (“Treasury Department”, en inglés) usar los reintegros por impuestos a la renta para recobrar los sobrepagos de quienes tengan deudas pendientes con la SSA. Secciones 404.520-404.526; 416.580-416.590 del título 20 del CFR (20 C.F.R. §§ 404.520-404.526; y 416.580-416.590). Tales compensaciones se amparan en Sección 3720A del título 31 del USC ( 31 U.S.C. § 3720A). El Departamento del Tesoro sigue procedimientos específicos para recobrar sobrepagos. Sección 285.2 del título 31 del CFR (31 C.F.R. § 285.2).
Recuperación entre programas
Bajo algunas circunstancias, sobrepagos en un programa (por ejemplo en beneficios de SSDI) pueden compensarse por medio de deducciones a los pagos de otro programa de beneficios (SSI) de la SSA. Secciones 404.530-404.545 del título 20 del CFR (20 C.F.R. §§ 404.530-404.545). Además, en algunos casos, los sobrepagos de beneficios SSI pueden deducirse de los pagos de beneficios del programa SSDI. Secciones 416.572-416.575 del título 20 del CFR (20 C.F.R. §§ 416.572-416.575).
Embargo administrativo de salarios
Bajo ciertas circunstancias, la SSA podrá embargar el sueldo de una persona para cobrarle por sobrepagos de beneficios de la SSA y SSI. Sección 404.527 del título 20 del CFR (20 C.F.R. § 404.527). Sin embargo, las situaciones en las cuales dicho embargo puede proceder son limitadas y los individuos de quienes se exige el reembolso cuentan con muchas formas de evitarlos completamente.
¿Le preocupa hacer esto por su cuenta? Es posible que pueda recibir ayuda legal gratuita.
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